生活・仕事

電話vsメール、立ち会議vs着席会議などの仕事のやり方について考える

電話はするな!連絡はメールで全部しろ!

といったような見出しを見たことがありませんか?

現在はIT化によって、仕事のやり方も多様化していますよね。

そんな背景もあり、「仕事でどっちを使うべきか」という議論を色んなところで見かけます。

たとえば、冒頭の「電話とメール」もその一例で「何かを伝える」という目的は同じで、どっちを使うかという話ですよね。

しかし、どちらがよいかということに対して断定的な意見も多く見られます。

僕は絶対にどうするべきというよりも、状況によって使い分けることが大事だと思います。

この記事ではさまざまな仕事でどっちを使うべきかについて、僕なりの意見を書いていきたいと思います。

みなさんはそれぞれどっち派でしょうか?

電話vsメール

連絡を「電話でするかメールでするか」は、日常の仕事でも迷うことがありますよね。

「電話は相手の都合を無視した割り込みツールだからダメだ!」という意見も、ネット上でたまに見かけます。

たしかに、電話が殺到すると電話対応だけで、一日が終わってしまいます。

たとえば、社長に用件のたびに電話していたら、社長は一日中電話対応することになるかもしれません。

そのため、「電話は使わず、用事は全部メールで送るべし」との意見が出てくるのでしょう。

しかし、これまで電話でやりとりしていたことを、全てメールで対応できるのでしょうか?

肝心なのは、電話にもメールにもそれぞれのメリット・デメリットがあり、うまく使い分けることだと僕は考えます。

電話

メリット

・即座に相手にコンタクトがとれる

・ややこしい話はメールより電話が有効な場合がある

・感情が伝わりやすい(謝罪などの緊急事態に有効)

デメリット

・相手の都合を無視して割り込む

・通話料がかかる

・履歴が残らない

・電話をした人/受けた人にしか情報が入らない

メール

メリット

・受け手が自分のタイミングで返信できる

・データを添付できる

・履歴が残る

・複数人に情報を共有できる

デメリット

・受け手がメールにそもそも気づいていない場合がある

・意図が伝わりにくい時がある

・感情が伝わりにくい

・電話よりも時間がかかる(メール作成、送信と返信のタイムラグ)

・セキュリティが脆弱だと、ハッキングされて情報漏洩するリスクがある

年収1000マンの選択

電話かメールかの選択は、基本的に相手の好みや性質に合わせる

急ぎの用件や、メールでニュアンスや感情が伝わりにくいような件は電話。

発信内容や返信内容を他のメンバーに共有したい件や、納期に余裕があるときはメール。

忙しくてメールが埋もれそうな人には、メールした後に念押しの電話をする。

スキャンvsFAX

普段仕事をする上で、紙書面の資料はスキャンしてメールにデータ添付して送るケースが多いのではないでしょうか?

しかし、FAXを使用しているところも、まだまだありますよね。

スキャンとFAX、何が違うのでしょうか?

スキャン

メリット

複数人に情報を共有できる

・外出先でも受信・閲覧ができる

・メールと同様に発信確認ができる

デメリット

・セキュリティが脆弱だと、ハッキングされて情報漏洩するリスクがある

FAX

メリット

・小規模事業者などではいまだにFAXを使っているため、電子データを送れないときに使える

・アドレスがわからない相手にも送れる

デメリット

・送信対象外の人にも送った情報を閲覧される可能性がある

・送信しても相手に届いているかよくわからない

・代表番号あての送信となり、特定の人物に届かないため、野放し状態になることがある

・データとしてそのまま流用ができない

年収1000マンの選択

FAX以外不可な場合以外は、全てスキャンしてデータを使う

立ち会議vs着席会議

立ち会議がメジャーになってからは、「着席会議だと会議が長引くから、立ち会議の方がいい」という意見があります。

しかし、これはなんともいえません

立ち会議でも長引く場合もありますし、着席会議でも短い時間で終わることもあります。

立ち会議

メリット

・会議が長引きにくい

・会議スペースでなくてもすぐに実施できる

デメリット

・長時間は疲れる

・ケガをしていたり、体調が悪い人には辛い

着席会議

メリット

・疲れにくい

デメリット

・会議スペースが必要

・会議が長引きやすい

年収1000マンの選択

立ち会議スペースがオフィスにあまりないため、基本的に着席会議。

会議をしないで済むよう、もしくは短い時間で済むようにしている。

会議の形式よりも、会議を削減/効率化するマインドが大事だと考える。

フリーアドレスvs固定座席

昨今は、オフィス内の執務席を決めずに、毎日好きな席で仕事をするフリーアドレス取り入れているオフィスが増えています。

ただし、座席を完全にフリーにすると、誰がどこにいるのか把握しづらいなどの欠点もあります。

個人的には、全く面識のない人の隣にすすんで座ろうとは思いませんし、仕事の関わりが深い人の近くに座る方が効率的だと思います。

では、フリーアドレスと固定座席の間にどんな違いがあるのでしょうか?

フリーアドレス

メリット

・いろんな人とコミュニケーションをとるきっかけになる

・好きな席に座れる

・収容人数が増える/省スペースになる(現状よりも座席数を40〜50%カット可能)

・他部署や交流の少ない人とコミュニケーションを取る機会が増える

・ペーパーレスになる(私物を置ける場所がロッカーなどに限定されるため)

デメリット

・快適な席から埋まるので席どり合戦になる

・座りたくない席(上司の隣など)がぽっかり空いたりする

・席を完全にフリーにすると毎日誰がどこにいるのかわからなくなる

・導入に費用がかかる

・荷物や書類の保管場所が必要になる

固定座席

メリット

・席取り合戦にならない

・サイドデスク等が置けるため、毎日書類等を片付ける手間がない

デメリット

・イヤな人の隣だと辛い

・コミュニケーションをとるメンバーが固定的になる

年収1000マンの選択

固定座席だとコミュニケーションをとるメンバーが限定的になりがちなため、部署内などでの限定的なフリーアドレス運用にする。

席を変えることで、同じ部署でも普段話さないメンバーと話すきっかけになる。

完全にフリーにすると、誰がどこにいるのか把握しづらく、コミュニケーションもとりづらくなる。

出社vsリモートワーク

会社員の悩みのひとつは通勤ですよね。

駅の混雑も満員電車も確実に気力・体力を消耗します。

僕は通勤時間を極力短くしたかったので、徒歩通勤をしています。

徒歩通勤をした感想やメリットは、こちらの記事にまとめているので、ご参考まで。

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出社

メリット

・相談事などがすぐにできる

・フレキシブルに動ける

・アテンドが必要な場合は出社が必要

デメリット

・通勤する必要がある

・通勤のために住む地域が制限される

・電車などの遅延により遅刻することがある

・暑い・寒い

リモートワーク

メリット

・通勤の手間がない

・交通機関による遅延がない

・子供の面倒を見ながら仕事ができる

デメリット

・電話・メール・Skypeなどを介してのコミュニケーションとなるため、若干面倒

・導入費用がかかる(TV会議の設備など)

・来客対応ができない

・さぼる可能性がある

年収1000マンの選択

オフィスにいる必要がない職種であれば、リモートワークが従業員にとってはよい

実際に同僚数名が活用していたが、問題となるほどの支障はなかった。

出社しないと困るのは、来客などが多い幹部など役職が上に人なのではと考える。

紙vsペーパレス

最近は、官公庁の会議でもペーパレス会議が増えています。

ペーパレス会議とは、紙の資料配布をやめて、端末などに資料を表示して、それを見ながら会議をすることです。

ペーパレスは確かに環境にやさしいのですが、ペーパレスにも紙にもそれぞれにメリット・デメリットがあります。

ペーパレス

・資源の節約ができる

・印刷・紙のコストが削減できる

・データを消すことができるため、席上データを持ち帰られにくい(写真で保存されるケースはあるが)

・文書の検索が容易

・外部からも資料へアクセスできる

・資料保管場所の削減による省スペース化

デメリット

・データのセッティングが面倒

・タブレットだと指紋を汚れを拭き取ったりする必要がある

・端末の画面の大きさでみやすさが左右される

・通信速度が遅いと最悪資料が閲覧できない

メリット

・書き込みしやすい。

・繰り返し参照するときに便利

デメリット

・印刷に時間がかかる

・印刷と紙のコストがかかる

・紙を置くスペースが必要

年収1000マンの選択

会議に使う資料の量が多い時はペーパレス。

資料の量や印刷の量が少ない場合は紙ベース。

セットに時間がかからないほうを選ぶ。

デスクトップvsノートPCvsタブレットか

同じPCでも、デスクトップ、ノートがあり、さらにPC以外にタブレット端末も普及しています。

やはりそれぞれにメリット・デメリットがあるので、シーンによって使い分けすることことが大事だと思います。

僕は職業柄データを参照することが多いので、デスクトップだと不便を感じることも多いです。

ノートPCだと持ち運びができるので、移動してもデータが閲覧できるので、データや資料をよく参照する仕事はノートPCの方が効率的かなと思います。

ただし、データの編集等はデスクトップの方が大画面を使えるので、やりやすいです。

デスクトップ

メリット

・高性能・大画面モニターを使用できる

・CPUに負担のかかるゲームやグラフィックデザインなどに向いている

・処理能力が高く、メモリ等の増設が容易

デメリット

・場所が固定

・キーボードは別途用意が必要

ノートPC

メリット

・持ち運びが可能

・外出先でも作業ができる

・狭い作業スペースでも作業ができる

・寝ながら使用することもできる

デメリット

・メーカーによってはメモリの増設ができないものもある

・画面やキーボードが小さい

タブレット

メリット

・スマホ感覚で手軽に操作できる

・小さくて軽い

・起動時間が短い

・PCより安価

・立ちながらでも使いやすい

デメリット

・文字入力がしづらい

・エクセルやワード、パワーポイントなどのデータ編集には不向き

・処理能力が低い

年収1000マンの選択

オールマイティなのはノートPC。

タブレットは作業がしにくいため、データの参照や調べものなどなどの用途でのみ使うのが最適かも。

まとめ

同じ目的で使用するツール同士でも、それぞれにメリット・デメリットがあり、どれが最適とはひとえに言えない。

それぞれのツールの特徴を把握して、シーンによって最適なツールを選ぼう。